東吳日記 - email writing skill (1)
一、商務email寫作的ABC法則
A = Accurate(正確)
B = Brief(簡捷)
C = Clear(清楚)
二、商務email(對外)注意事項
(1) Greeting(稱謂) :
Dear Michael Jackson, (若不知男女性別,但知道全名,則直接秀全名)
Dear Mr. Huang, (若知道性別,則首次需秀性別)
Dear Sir(s)/Madam(s), (若不知男女性別,單複數皆可)
Dear Human Resources Director, (若不知男女姓名,但知職稱,則秀職稱)
Dear Jenny, 或Jenny, (依對方回信的方式而定)
(2) Complimentary closing(結尾敬語) :
Sincerely, (首次往來)
Best regards, 或Best wishes, (正常往來)
(3) Writer name(寄件人) :
Andy Lin
Purchasing Manager(職稱僅用於第一次書信)
(4) Carbon Copy(副本收件人) :
僅被通知,無須回覆
(5) Subject(主旨) :
放信文的關鍵字,越簡單越好,大多是用名詞或是形容詞+名詞
不要用大寫字體,也不要使用標點符號,或是加註Urgently
(6) Attachment(附件)表示法 :
Please see the attached as ... (習慣用語)
Attached please find ... (習慣用語)
I am attaching / attach / have attached ( your requested ) the file/report for you ... (正確用法,中規中矩)
(7) Message(內文) :
首次書信,切忌不縮寫、不簡寫
須先表達目的,再陳述理由
無須開頭道謝,結尾道謝
(8) 不要使用收信回條,也不要加註信件重要性,若是急件,則以電話向對方確認。
- 未完待續 -
 


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